Tổng quan

Bộ sản phẩm phần mềm sử dụng cho các đơn vị kinh doanh, áp dụng cho nhiều chủng loại hàng hóa - dịch vụ (quần áo thời trang, đồ điện dân dụng, nhà sách, vật liệu xây dựng, giày dép, thực phẩm, tân dược, ... )

Thành phần chính của bộ sản phẩm là phần mềm quản lý kho. Tùy thuộc vào nhu cầu, người dùng có thể sử dụng kết hợp với các phần mềm tiện ích theo từng chức năng: bán lẻ hàng hóa kiểu siêu thị, bán lẻ hàng hóa và chăm sóc khách hàng, bán hàng cafe - bar - karaoke, quản lý dịch vụ ...

Phần mềm sử dụng trên máy đơn hoặc mạng nội bộ với cơ chế bảo mật và phân quyền làm việc theo tài khoản người dùng. Mặc định, tài khoản quản trị hệ thống là "admin" không có mật khẩu ban đầu. Phần mềm sử dụng trong phạm vi một cửa hàng hoặc áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều cửa hàng với khả năng đồng bộ dữ liệu và tổng hợp báo cáo qua Internet

Sử dụng hệ cơ sở dữ liệu MS Access hoặc MS SQL Server 2008 trên Windows XP, Vista hoặc Windows 7

Quản lý kho

Quản lý các danh mục hệ thống: kho hàng, bảng giá bán, danh mục nhóm hàng - hàng hóa, nhóm đối tác - đối tác (người cung cấp và khách hàng):

• Hàng hóa có thể quản lý bằng một loại đơn vị tính hoặc bằng nhiều đơn vị tính nhập xuất khác nhau cho một mã hàng (Nhập thùng, bán thùng, hộp hay từng cái đơn lẻ...)
• Hàng hóa có thể phân loại theo nhóm có tính chất khác nhau: hàng hóa (nhập - xuất nguyên chiếc), nguyên liệu (lắp ráp, chế biến), sản phẩm lắp ráp chế biến, dịch vụ với khả năng tính lượng tiêu hao hàng hóa - nguyên liệu cho các loại sản phẩm lắp ráp - chế biến với độ chính xác tùy thuộc vào tính chất đo đếm của sản phẩm cụ thể
• Các bảng giá bán có thể có tính chất khác nhau: giá bán đã có thuế GTGT (bán lẻ) hoặc chưa có thuế (bán sỉ); có thể lập nhiều bảng giá bán để áp dụng cho các nhóm khách hàng khác nhau với mức giá, chiết khấu khác nhau. Quản lý và theo dõi hàng khuyến mãi
• Hệ thống quản lý nhiều kho (cửa hàng) thông qua các chứng từ nhập - xuất nội bộ với khả năng đồng bộ số liệu và tổng hợp báo cáo qua Internet
• Hệ thống sử dụng mã vạch hỗ trợ cho quản lý và bán hàng, kiểm kho bằng thiết bị đọc mã di động. Đặc điểm sử dụng mã vạch phụ thuộc vào phương pháp quản lý
• Khách hàng được quản lý qua mã, số thẻ VIP, số điện thoại; được theo dõi doanh số

Hệ thống sử dụng trong một trong hai chế độ quản lý: nhập xuất tự do và nhập xuất theo lô:

• Nhập xuất tự do cho phép sử dụng mã vạch có sẵn trên sản phẩm đầu vào. Hàng hóa được quản lý theo nguyên tắc nhập trước - xuất trước; giá trị tồn kho tính bình quân gia quyền.
• Với nhập xuất theo lô, người dùng buộc phải in mã vạch hàng hóa từ phần mềm (mã vạch hai chiều: hỗ trợ bán hàng và theo dõi sản phẩm)
• Nhập xuất theo lô cho phép:
  • Quản lý hàng hóa theo số lô, hạn sử dụng, hạn trả hàng
  • Theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng theo từng nhà cung cấp cụ thể trong trường hợp một mã hàng được cũng cấp bởi nhiều nguồn khác nhau)
  • Có thể truy tìm nguồn gốc hàng hóa khi cần thiết: ngày nhập, giá nhập, nguồn cung cấp, số lô, hạn dùng ...

Bán hàng

Sử dụng nhiều chế độ bán hàng khác nhau: bán lẻ (siêu thị), bán lẻ có theo dõi nợ và chăm sóc khách hàng (các cửa hàng thời trang ...), bán hàng tại các quầy thu ngân trong nhà hàng - café - karaoke, các điểm dịch vụ (bảo trì bảo dưỡng xe máy...)

Áp dụng nhiều bảng giá khác nhau, chế độ giảm giá khác nhau (theo phần trăm, theo giá trị tiền mặt)

Có thể áp dụng chế độ kiểm soát tồn kho hoặc không khi bán hàng

Bán lẻ với sự trợ giúp của thiết bị đọc mã vạch hoặc tìm chọn hàng bằng bàn phím

Hệ thống bán lẻ sử dụng bảng giá đã được thiết lập trước, bán hàng, lập báo cáo và khóa sổ theo ca (theo nhân viên bán hàng). Khi khóa sổ, số lượng và giá trị của các mặt hàng đã bán trong một ca của một nhân viên bán hàng được cập nhật thành một phiếu xuất kho và một phiếu thu tiền mặt tại quầy thu ngân đó. Các chứng từ này từ các cửa hàng có thể cập nhật về kho chính để theo dõi trong toàn hệ thống.

Người dùng có thể tùy chọn giao diện bán lẻ có khuyến mãi hoặc không, có quản lý khách hàng hoặc không. Tùy thuộc vào tính chất bán hàng, có thể sử dụng chế độ khóa sổ tự động hoặc khi hết ca

Hệ thống báo cáo

Lập và in các báo cáo nghiệp vụ: cân đối kho, công nợ, doanh số, hàng tồn kho theo số lô, tồn kho theo hạn sử dụng, hàng hóa đến hạn thanh toán... với các công cụ hỗ trợ về tìm kiếm, lọc mã hàng "trong suốt"

Theo dõi doanh số khách hàng, ngày sinh để áp dụng chế độ chăm sóc khách hàng

Theo dõi doanh số nhân viên bán hàng

Theo dõi thời gian tồn kho của hàng hóa

Thống kê nhập xuất hàng hóa theo đối tác, nguồn hàng

In ấn hóa đơn - chứng từ

Các báo cáo tổng hợp và thống kê số liệu khác

Công cụ tiện ích

Phần mềm được hỗ trợ bởi các công cụ thiết kế và in ấn tem mã vạch, hóa đơn giá trị gia tăng, sao lưu phòng hờ dữ liệu, đồng bộ hóa số liệu giữa các kho hàng

Khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác: dữ liệu kinh doanh có thể trao đổi với các phần mềm ứng dụng khác thông qua MS Windows Clipboard

Khả năng sao chép, cắt dán dữ liệu hàng hóa giữa các danh mục và chứng từ

Khả năng tùy biến các bảng dữ liệu theo yêu cầu: sắp xếp dữ liệu, lọc, che ẩn các cột và các hàng, tìm kiếm thông tin nhanh …

Các hệ thống cảnh báo hàng thiếu hụt trong kho, sắp hết hạn sử dụng hoặc các chứng từ sắp đến hạn thanh toán

Trợ giúp thông tin ngữ cảnh về hàng hóa, khách hàng

Tiện ích gia tăng

Nhận biết khách hàng qua số điện thoại gọi đến

Gửi email cho khách hàng

Đồng bộ số liệu qua Internet

Cấu hình tối thiểu

Máy tính PC sử dụng MS Windows từ phiên bản 2000 trở lên, 10 MB đĩa cứng tối thiểu để cài đặt phần mềm ban đầu

Tương thích với các loại thiết bị đọc mã vạch qua cổng PS/2 hoặc USB; có thể hỗ trợ thiết bị đọc mã vạch qua cổng COM
Máy in laser để in tem mã vạch hàng hóa; máy in laser hoặc in bill chuyên dụng để in phiếu bán lẻ; máy in laser hoặc máy in kim để in ấn các báo cáo, phiếu thu tiền

Call ID modem để nhận biết số điện thoại gọi đến (nếu cần)

Đường truyền internet để gửi email, đồng bộ số liệu (nếu cần)