• Mặc định, trong hệ thống có người quản trị là 'admin', không có mật khẩu ban đầu. Khi chạy, chương trình sẽ tìm cơ sở dữ liệu là  tmCafex.mdb .

• Người quản trị (admin) cần đăng nhập vào tmCafex 2009, xác lập trước các thông tin trong Tùy chọn hệ thống và Qui cách phiếu in như: Số máy, làm tròn tiền, định dạng số lượng, tiền tệ, giá có VAT hay chưa .... Cập nhật danh mục nhóm – bảng giá - hàng hóa và giá bán, cập nhật sơ đồ bàn

• Nhân viên bán hàng cần tập bán thử trên phần mềm để quen thao tác và cách xử lý tình huống. Khi bán hàng, hạn chế dùng chuột mà dùng phím tắt theo qui ước trong chương trình để thao tác nhanh

• Chi tiết xem thêm trong các mục hướng dẫn cụ thể

• Thời gian: hệ thống bán lẻ làm việc theo thời gian thực, do vậy cần lưu ý các vấn đề sau:

- Ngày bán hàng thể hiện trên cửa sổ chính của phần mềm, khi khởi động sẽ lấy theo ngày hệ thống. Do đó, trước mỗi ca bán hàng cần kiểm tra thông tin này

- Căn cứ theo ngày bán hàng và tài khoản của nhân viên bán hàng để phần mềm đọc danh sách các chứng từ đã bán trong ca. Khi cần làm việc với dữ liệu các ngày trước đó, cần đổi ngày tháng ở đây là được.
Sau khi làm xong, phải trả về ngày tháng hiện tại  (nhân viên bán lẻ chỉ có thể bán hàng trong ngày được xác lập theo thời gian hệ thống của máy tính. Vì vậy, người quản trị hệ thống cần phân quyền người dùng trong Windows để nhân viên bán lẻ không có quyền thay đổi thời gian hệ thống nhằm tránh các sự cố thất thoát hàng hóa đáng tiếc có thể xảy ra)

- Admin trong hệ thống có quyền bán hàng, kiểm tra bất kỳ ngày nào, ca nào.