Khi có khách vào sẽ được người phục vụ hướng dẫn đến một bàn nào đó thích hợp → Khách hàng sẽ gọi thức ăn, uống, dich vụ...

Nhiệm vụ của người bán hàng là ghi lại diễn biến bán hàng (Gọi món, thêm món, đổi món, miễn phí, giảm giá, trả lại ...) trên bàn đó và thanh toán tiền khi khách ra về.

Tạo bàn mới khi có khách vào:

• Lựa chọn bàn trống trên sơ đồ bàn, nhấn Enter
• Nhấn F9 để tạo phiếu mới, tự nhập số bàn vào. Nếu số bàn này chưa có trong sơ đồ bàn thì nó được tự động cập nhật thêm. Điều này sẽ cần đến trong trường hợp phát sinh thêm bàn mới chưa có trong sơ đồ bàn. Sau khi thanh toán, số bàn sẽ tự mất đi (không ảnh hưởng đến sơ đồ bàn hiện có)
• Tên gọi trong sơ đồ bàn mặc định là “bàn”. Có thể khai báo lại là “phòng” hay khác đi trong sơ đồ này và tên gọi này được in ra trên chứng từ thanh toán
• Số chứng từ bán hàng được tạo tự động: Số bàn_Số máy/Số thứ tự bán trong ngày của bàn đó. (ví dụ  5_1/2)

- Số bàn: Số hiệu bàn trong nhà hàng

- Số máy: Số máy do ta cài trong "Tuỳ chọn hệ thống": Có thể hệ thống làm việc có nhiều hơn một máy làm việc, để kiểm soát được máy nào đã bán phiếu này nên ta cần số máy. Nếu dùng 01 máy tính, cần đăng ký số máy bằng 1

- Số thứ tự bán trong ngày: Số thứ tự phiếu được tính trên bàn trong ngày, để kiểm soát được bàn nào đó trong ngày này có bao nhiêu lượt khách ra vào.

Chọn món ăn, thức uống cho bàn:

• Thêm món mới bằng cách nhấn phím Ins để mở cửa sổ chọn thực đơn. Nếu sử dụng nhiều đơn vị tiền tệ, F12 giúp chuyển đổi bảng giá giữa các đơn vị tiền tệ. Trên một chứng từ chỉ dùng một loại bảng giá theo một loại tiền. Vì thế, nếu chứng từ nào bắt đầu bằng món đầu tiên dùng bảng giá loại tiền nào thì các món sau sẽ cũng của bảng giá loại tiền đó
• Chọn hàng và nhấn Enter để chọn

- Hệ thống cho phép tìm hàng hóa theo bất kỳ cột dữ liệu nào trong danh mục thực đơn tùy thuộc vào vị trí ô hiện thời đang ở cột nào. Người dùng gõ trên bàn phím và phần mềm tìm thông tin phù hợp tương ứng trong cột.

- Khi cần thiết, có thể nhấn “TAB” để chuyển đến ô lọc dữ liệu. Nhập chuỗi dữ liệu ở đây để lọc nhanh dữ liệu trong menu tùy theo cột đang có ô chọn tích cực. Chức năng này hỗ trợ tìm kiếm tiếng Việt unicode có dấu

- Khi nhấn Escape, phần mềm sẽ xóa bỏ chế độ tìm dữ liệu (nếu có) sau đó mới đóng cửa sổ để quay lại hóa đơn của bàn

- Số lượng

+ Khi chọn hàng, với các món không phải dịch vụ tính giờ, số lượng được cập nhật mặc định là 1; với các món được định nghĩa trong giỏ hàng, số lượng lấy theo số lượng đã xác lập trước trong giỏ hàng

+ Nhập số lượng hàng bán vào cột số lượng trên hóa đơn của bàn cụ thể đối với các loại hàng hóa

+ Đối với dịch vụ tính theo thời gian cần phải nhập “giờ vào”, kiểu dữ liệu thời gia được đinh dạng: hh:mm và nhập theo qui tắc 4 số để phần mềm tự tính toán (hh: là giờ, được định dạng hai chữ số, mm: là phút, được định dạng bởi hai chữ số). Ví dụ: có khách hàng sử dụng dịch vụ karaoke, giờ vào là: 9:30 chín rưỡi tối, và kết thúc lúc 1 giờ sáng. Nhập dữ liệu: “giờ vào”: 2030, “giờ ra”: 0100.

• Ghi chú: ghi các thông tin cần thiết về món hàng. Chức năng này có thể cần thiết khi sử dụng dịch vụ in phiếu đặt món cho nhà bếp
• Xóa món: nếu khách hàng hủy món, cần chọn dòng trên hóa đơn để xóa (xem thêm phiếu đặt món)

Muốn mở một chứng từ (bàn) đã có để bổ sung món hoặc hiệu chỉnh, thanh toán thì chọn bàn đó trên sơ đồ hoặc danh mục chứng từ và nhấn Enter

• Tìm nhanh một bàn đề phục vụ hoặc thanh toán: chuyển đến danh sách bàn, gõ số bàn cần tìm trên bàn phím máy tính. chương trình sẽ thực hiện táo tác di chuyển đến bàn vừa gõ.
• Nếu có giảm giá món cần đưa con trỏ về món giảm giá trên phiếu sau đó nhấn Ctrl +F5, nhập phần trăm giảm gá cho món đó và nhấn “Enter” hoặc hủy bỏ nếu không muốn
• Tương tự như giảm giá món, giảm giá bàn sẻ tính giảm giá theo tỷ lệ phần trăm giảm giá trên tất cả các món hoặc dich vụ trên phiếu tính tiền.
• Nếu có trả hàng thì nhập số lượng trả lại tại cột trả hàng trên "Danh sách các mặt hàng bán cho bàn"
• Có thể trong quá trình đang ăn, uống tại bàn này, khách hàng vì lý do gì đó yêu cầu đổi sang bàn khách hoặc ghép chung với bàn nào đó, chương trình cũng hỗ trợ cho người quản lý thực hiện các thao tác này qua các chức năng "Chuyển bàn", "Ghép bàn".

- Chuyển bàn: chọn bàn đã có khách để chuyển trên sơ đồ, sau đó chọn bàn trống và nhấn Enter để chuyển đến

- Chọn phiếu của bàn trong danh sách chứng từ, nhấn chuyển bàn để nhập số bàn tự do

- Ghép bàn: chọn bàn cần chuyển, nhấn chức năng chuyển bàn và chọn bàn cần ghép đến là một bàn đã có khách

• Nếu là khách quen (khách VIP) cần theo dõi công nợ và doanh số vào nhà hàng thì nhấn F10 để chọn khách Vip hoặc thêm khách Vip ở đây.
• Nếu là khách trong khách sạn, có thể chọn trong ô “phòng” để theo dõi doanh số hoặc công nợ, sau đó có thể thanh toán chung khi khách trả phòng khách sạn

Thanh toán:

• Nếu khách hàng có trả lại hàng hóa (ví dụ trả lại bia) thì cần nhập vào cột số lượng trả lại của món hàng đó. Nếu đó là dịch vụ thì cần nhập giờ ra theo qui tắc 4 số nói trên
• Có nhiều cách thanh toán:

- Thanh toán bằng loại tiền dùng trong bảng giá đã chọn món: nhấn F3 để in phiếu

- Thanh toán nhiều loại tiền: Ctrl+F3. Khi đó, nhân viên thu ngân phải nhập số tiền thanh toán bằng ngoại tệ khác vào, số còn lại được tính bằng tiền Việt

- Ghi nợ cho khách quen: Shift+F3

• Nếu khách hàng trả tiền mặt nhiều hơn tiền trong phiếu, chương trình hỗ trợ công cụ tính toán nhanh tránh nhầm lẫn trong lúc vội vàng bằng cách click nút "Trả tiền" (nhấn phím F7) → Xuất hiện cửa trả tiền, chỉ cần nhập số tiền khách đưa → chương trình sẽ báo cho bạn biết số tiền phải trả lại cho khách là bao nhiêu qua một cái "Enter". Số tiền thanh toán ở đây là số tiền có trong chứng từ in phiếu thanh toán cuối cùng
• Nếu khách hàng có nhu cầu thanh toán nhiều bàn chung một hóa đơn tính tiền, cần đánh dấu các bàn cần in chung đó tại cột số 2 (tiêu đề cột là “*”) dùng phím nóng F2,  sau đó nhấn Ctrl + 7 hoặc Click chuột vào menu thanh toán chung phiếu. Ctrl + F2 à xóa các đánh dấu.

In trước hóa đơn:

• để đối chiếu với khách hàng. Khi in bằng chức năng này, phần mềm chưa tính tiền thu được

Hủy thanh toán:

• Dùng riêng cho admin; cho phép hủy các thông tin liên quan đến thanh toán của hóa đơn để xử lý lại. Ví dụ: thanh toán nhầm phiếu, khách hàng chuyển từ thanh toán sang ghi nợ hoặc ngược lại; điều chỉnh thực đơn …

Lưu ý: tất cả các giá trị mặt hàng và số lượng trong quá trình thao tác là tạm thời, có thể sửa hoặc xóa được. Sau khi in phiếu tính tiền (F3) thì không sửa, xóa được nữa trừ người sử dụng có quyền cao nhất là admin.

Sử dụng máy in và phiếu đặt món:

• tmCafe cho phép quản lý và lựa chọn máy in để in theo mục đích tác nghiệp. Nếu chỉ sử dụng 01 máy in cho việc in phiếu tính tiền, cần khai báo máy in đó (máy in mặc định) tại cột in bill trong cửa sổ xác lập máy in (đánh dấu trong cột vào hàng tương ứng với máy in)
• Nếu sử dụng 02 máy in cho 2 chức năng in phiếu (bill) và in món cho nhà bếp, cần xác lập 2 máy in đó trong hai cột tương ứng
• Ý nghĩa việc đặt món và cách xác lập hệ thống

- Có thể sử dụng tác vụ này nhằm giảm bớt lượng người di chuyển từ quầy thu ngân xuống bếp

- Có thể thiết lập hệ thống theo một trong hai cách sau:

- Sử dụng 02 máy tính có máy in nối mạng, 1 cái ở quầy thu ngân, 1 cái ở bếp. Khi đó thu ngân nhập món và có thể in phiếu đặt món cho nhà bếp làm qua máy in dưới bếp thông qua mạng; in phiếu tính tiền tại máy in của mình

- Sử dụng 01 máy tính với 02 máy in: hai máy in được nối chung vào máy tính quầy thu ngân, 1 cái in phiếu tính tiền, 1 cái để dưới bếp (nếu khoảng cách cho phép)

- Xác lập thông tin thông tin về cả 2 máy in trong phần mềm

- Máy in dưới bếp nên sử dụng loại in bill để tiết kiệm giấy

• Tác nghiệp

- Cần có qui tắc làm việc: nhà bếp phải thường xuyên theo dõi máy in để nhận thông tin chế biến

- Khi nhân viên thu ngân nhập thông tin món hàng vào bàn của khách theo yêu cầu gọi món, các món này được xác nhận là “chưa in xuống bếp”. Thu ngân có thể tiếp nhận liên tục nhiều yêu cầu gọi món của khách hàng và các yêu cầu về chế biến như ít cay, ít đường, không rau … (ghi trong cột ghi chú của món hàng trên hóa đơn)

- Sau đó, sử dụng chức năng “đặt món” (Ctrl + A) để bật cửa sổ gọi món. Các món khách gọi có trong cửa sổ này. Nhấn in (Ctrl + P) để in xuống bếp (theo máy in đã xác lập trước). Các món sẽ được in theo thứ tự thời gian nhập vào máy: nhập trước – in trước.

- Mỗi đặt hàng này gồm các thông tin: ngày giờ, số bàn, tên món, đơn vị tính, số lượng và yêu cầu chế biến. Các yêu cầu chế biến (ghi chú) được in chữ đậm

- Sau khi in xong, các món trên được xác nhận tự động là đã in để không in lại vào lần sau (trừ khi thu ngân can thiệp in lại)

- Món nào đã chế biến xong mang ra cho khách hàng, có thể xác nhận là “đã có” trong danh mục này để không xuất hiện trên cửa sổ này nữa (có thể xem lại bằng xác nhận “hiển thị tất cả trong ca”)

- Hủy món: nếu khách hàng hủy món, thu ngân cần bỏ đánh dấu đã in trong danh mục này, bổ sung ghi chú “HỦY” và in lại xuống bếp. Sau đó, thu ngân sẽ xóa món đó đi trong hóa đơn của bàn đó trên cửa sổ phục vụ bàn

< Lùi		Tiếp theo >