Là một bộ nhớ đệm đặc biệt trong phần mềm, hỗ trợ người dùng trung chuyển số liệu giữa các chứng từ trong hệ thống, cập nhật dữ liệu hàng hóa từ bên ngoài vào, đánh dấu số liệu cho in mã vạch, kết xuất số liệu ra ngoài. Khi kết thúc chương trình, bmSalex sẽ giải phóng bộ nhớ này, trả lại tài nguyên cho Windows

Các loại dữ liệu có trong Clipboard

• Hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, qui cách): làm nơi trung chuyển hàng hóa từ bên ngoài (Excel, tệp văn bản) vào hệ thống, giữa các chứng từ trong hệ thống, để kết xuất off-line hoặc chuyển hàng hóa sang nhóm khác trong danh mục hàng hóa
• In tem: lưu trữ tạm thời số lượng hàng hóa cần in tem hàng với mã vạch. Chức năng in tem của phần mềm sẽ in tem mã vạch theo số liệu có ở đây
• Chứng từ (số chứng từ, nội dung , ngày, loại chứng từ):  lưu trữ tạm thời các chứng từ được đánh dấu để kết xuất off-line
• Đối tác kinh doanh (mã đối tác, tên đối tác): sử dụng làm nơi trung chuyển khi cần chuyển các đối tác từ nhóm này sang nhóm khác
• Nhân viên: lưu danh sách nhân viên để chuyển nhóm
• Cập nhật: lưu danh mục các mã hàng được chuyển từ nơi khác (các cửa hàng khác) đến để cập nhật lại sổ kho (cân đối tồn kho, giá vốn tính hiệu quả kinh doanh)

Dữ liệu trong phần mềm có thể được chọn vào Clipboard thông qua các phím chức năng “Chọn … vào Clipboard” trên các cửa sổ nghiệp vụ thao tác với danh sách các chứng từ, hoặc từ danh mục đối tác, hoặc từ danh mục hàng hóa.

Các thao tác dữ liệu trên Clipboard

• Khi bổ sung dữ liệu vào clipboard thông qua các menu chức năng, nếu là mã hàng trùng lặp (đã có trong danh mục dữ liệu của clipboard mã hàng, in tem), số lượng của chúng được cộng dồn; nếu là các loại dữ liệu khác, clipboard không cho phép trùng lặp (dữ liệu trùng sẽ bị loại bỏ)
• Có thể xóa toàn bộ dữ liệu, hay loại bỏ một dữ liệu trong Clipboard của nhóm dữ liệu cụ thể
• Clipboard hàng hóa hỗ trợ cập nhật dữ liệu từ bên ngoài vào
• Dữ liệu cập nhật hỗ trợ cập nhật sổ kho đối với các hàng hóa chuyển qua các chứng từ kinh doanh từ các cửa hàng khác (cùng hệ phần mềm) đến
• Cập nhật hàng hóa từ bên ngoài
  • bmClipboard có thể cập nhật dữ liệu có trong Windows Clipboard. Nếu đã có dữ liệu trên Excel, có thể đưa chúng vào hệ thống bằng vài thao tác xử lý. Có thể sử dụng chức năng này khi cập nhật hàng hóa và tồn kho vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng chương trình hoặc khi có danh mục hàng hóa để nhập kho từ nhà cung cấp
  • Chuẩn bị bảng tính Excel gồm 6 cột theo thứ tự: mã hàng, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, qui cách. Cột nào không có thì cần để cột trống. Đánh dấu vùng dữ liệu cần thiết trên Excel rồi copy chúng vào Windows Clipboard
  • Vào bmClipboard hàng hóa, sử dụng chức năng cập nhật để đọc các dữ liệu vào chương trình. Sau khi đã có dữ liệu, có thể thực hiện các thao tác nghiệp vụ xử lý cần thiết.

Xử lý dữ liệu trong bmClipboard

• Cập nhật dữ liệu ban đầu: Nếu đã có số liệu cũng trong các bảng dữ liệu Excel, có thể dùng bmClipboard để chuyển dữ liệu vào phần mềm, giảm công sức nhập dữ liệu bằng tay
  • Chuẩn bị dữ liệu trên Excel gồm 6 cột như đã nêu ở trên với số lượng tồn và giá nhập gốc. Lưu ý phân theo từng nguồn cung cấp.
  • Sao chép từng phần dữ liệu của từng người cung cấp vào Windows Clipboard và cập nhật vào bmClipboard hàng hóa
  • Tạo nhóm hàng mới, đưa danh mục hàng trong bmClipboard vào danh mục hàng hóa thông qua chức năng “Cập nhật từ bmSalex Clipboard”. Các thông tin về mã, tên hàng, đơn vị tính sẽ được đưa vào đây. Lưu lại danh sách
  • Cập nhật thông tin người cung cấp vào danh sách đối tác
  • Tạo phiếu nhập kho mới của người cung cấp trên, cập nhật hàng vào phiếu qua “Cập nhật từ bmSalex Clipboard”. Các thông tin về hàng hóa, số lượng và đơn giá sẽ được chuyển vào phiếu nhập. Xác định kho nhập và lưu lại
  • Làm giá bán cho các mặt hàng vừa nhập kho và cập nhật vào bảng giá tương ứng
  • Xóa dữ liệu trong bmClipboard và lặp lại thao tác trên với các dữ liệu còn lại cho đến khi xong
• Chuyển dữ liệu giữa các chứng từ
  • Dữ liệu hàng hóa trong các danh mục và chứng từ nhập - xuất có thể chọn vào bmClipboard và ngược lại co thể dán vào các danh mục - chứng từ từ bmClipboard.
  • Khi dán vào danh mục hàng hóa, hệ thống chỉ cho phép dán các mã mới; Khi dán vào chứng từ, chỉ cho phép các mã đã có
    • Ví dụ: Sau khi làm một phiếu nhập kho, giả sử người dùng muốn lập phiếu xuất để xuất luôn lô hàng đó đi toàn bộ hoặc một phần. Nếu làm theo qui tắc, sẽ phải chọn dần từng mã hàng vào phiếu xuất. Trong trường hợp này, có thể copy toàn bộ mã hàng trên phiếu nhập đó vào bmClipboard. Sau đó tạo phiếu xuất mới và dán toàn bộ mã hàng đã chọn vào phiếu, rồi điều chỉnh thông tin theo ý định cần thiết về số lượng, số loại mặt hàng và cuối cùng là cập nhật giá bán theo bảng giá cụ thể vào phiếu xuất này (chức năng này có trên phiếu xuất)
• Kết xuất dữ liệu (Xem thêm Kết xuất số liệu off-line):
  • Như đã giới thiệu trong mô hình tác nghiệp, một hệ thống nhiều cửa hàng sẽ cần thiết phải trao đổi dữ liệu giữa các kho. Nhu cầu chuyển dữ liệu phát sinh:
  • Từ kho chính đến các kho khác:
    • Hàng hóa được nhập vào kho chính, lập giá bán lẻ, in và dán tem mã vạch. Sau đó lô hàng này cần xuất nội bộ về các cửa hàng với giá bán lẻ.
    • Về mặt chứng từ, cần in ra phiếu chuyển kho để đối chiếu kiểm hàng khi giao nhận.
    • Về phần mềm, khi xuất hàng từ kho này đến kho khác, cần chuyển chứng từ xuất kho nội bộ từ kho chính thành chứng từ nhập hàng đầu vào của các cửa hàng khác
  • Giữa các cửa hàng với nhau
    • Khi phát sinh nhu cầu điều chuyển hàng hóa từ cửa hàng này đến cửa hàng khác
  • Từ các cửa hàng về kho chính
    • Dữ liệu bán hàng sau khi khóa sổ ca bán hàng (phiếu xuất và phiếu thu tiền bán hàng) cần cập nhật về kho chính để theo dõi tồn kho và doanh thu trong hệ thống
    • Dữ liệu kiểm kê tại các cửa hàng
    • Chứng từ xuất trả hàng từ các cửa hàng về kho chính
  • Các loại dữ liệu có thể chuyển giữa các kho (cửa hàng)
    • Danh mục hàng hóa, đơn vị tính, nơi sản xuất
    • Danh mục đối tác (nếu cần thiết)
    • Bảng giá bán hàng
    • Các chứng từ nhập, xuất, thu chi, nhập xuất kho nội bộ, phiếu kiểm kê kho hàng