Với phiên bản sử dụng MS SQL Server, trước khi đăng nhập hệ thống lần đầu, cần khai báo cấu hình máy chủ dữ liệu:

• Tên máy chủ dữ liệu trên mạng, nếu làm việc trên máy chủ, có thể khai báo “(local)”
• Tên cơ sở dữ liệu (mặc định là “bmSalex”)
• Tài khoản người quản trị dữ liệu (mặc định là “sa”)
• Mật khẩu người quản trị
• Khi đăng nhập hệ thống, phần mềm kiểm tra tên người sử dụng và mật khẩu bảo vệ. Mặc định, trong hệ thống có người quản trị là 'admin', không có mật khẩu ban đầu.

Với phiên bản sử dụng dữ liệu MS Access:

• Nếu sử dụng cho máy đơn, phần mềm luôn đọc CSDL trong thư mục cài đặt phần mềm.
• Nếu sử dụng trên mạng, khi chạy chương trình lần đầu tiên, phần mềm yêu cầu xác định tệp cơ sở dữ liệu chính của chương trình – bmSalexx.mdb.

Khi đăng nhập hệ thống, lưu ý tắt phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt

“Admin” có toàn quyền truy cập tất cả các chức năng của phần mềm. Đối với các người dùng khác, hệ thống sẽ xác định hệ thống menu và quyền hạn làm việc theo sự phân quyền đã được thiết lập bởi người quản trị hệ thống