Danh mục hàng hóa

Hàng hóa được quản lý trong phần mềm theo nhóm. Việc phân nhóm giúp cho quản lý danh mục hàng một cách khoa học, thuận tiện cho theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng nhóm hàng. Cửa sổ làm việc gồm danh sách các nhóm hàng hóa, thể hiện dạng hình cây phân cấp và danh sách hàng hóa trong từng nhóm tương ứng khi được chọn.

Nhóm hàng hóa:

  • Khái niệm nhóm hàng hóa chỉ thuần túy mang ý nghĩa quản lý, không ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm. Người sử dụng hoàn toàn có thể sử dụng 1 nhóm duy nhất cho tất cả các hàng hóa của mình. Tuy nhiên, để thuận tiện cho quản lý và thống kê báo cáo, nên phân chia hàng hóa làm nhiều nhóm.. Nhóm hàng hóa được tổ chức theo dạng hình cây phân cấp. Số lượng nhóm không hạn chế và do người dùng xác định. Ví dụ: nhóm có thể thiết lập theo chủng loại hàng, theo nhà cung cấp, ... Với hệ thống như vậy, danh mục hàng hóa nên cập nhật vào cấp con cuối cùng trong danh mục nhóm hàng.
    •  Ví dụ: có một nhóm áo, trong đó có 2 nhóm áo ngắn tay và áo dài tay. Khi đó, danh mục hàng áo ngắn tay cập nhật vào nhóm áo ngắn tay; áo dài tay – nhóm áo dài tay; không nên cập nhật vào nhóm áo (chung chung)

 Việc xây dựng hệ thống nhóm hàng do người sử dụng tự quyết định. Thông thường, nhóm hàng hóa được tổ chức theo chủng loại hàng, thuận tiện cho việc quản lý và báo cáo thống kê về doanh số, hiệu quả kinh doanh

Các thông tin về nhóm hàng:

  • Mã nhóm hàng có độ dài tối đa 5 ký tự và không được trùng lặp.
  • Tên nhóm hàng có độ dài tối đa 50 ký tự
  • Nguồn cung cấp: thông tin này có ý nghĩa quan trọng cho thống kê báo cáo và một số nghiệp vụ trong phần mềm.
  • Ví dụ minh họa: Nhóm hàng hóa được tổ chức theo chủng loại hàng, chẳng hạn áo sơ mi nam dài tay. Tuy nhiên, loại hàng này có nhiều hàng hóa của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Trong trường hợp này, nên tạo ra các nhóm con cho từng nhà cung cấp, và xác định nhà cung cấp của nhóm tương ứng với nhà cung cấp trong danh mục đối tác. Như vậy, khi cần số liệu hàng hóa liên quan đến chủng loại, phần mềm sẽ dựa vào cấu trúc nhóm; khi cần hàng hóa liên quan đến nguồn cung cấp - phần mềm dựa vào thông tin nhà cung cấp của nhóm
  • Khi chọn dữ liệu xuất hàng (lập phiếu xuất kho) theo nhà cung cấp, phần mềm sẽ dùng thông tin này để xác định tất cả hàng hóa của nhà cung cấp cụ thể. Trường hợp này có thể xảy ra khi xuất hàng trả lại cho nhà cung cấp (hàng ký gửi chẳng hạn)
  • Nếu tổ chức nhóm hàng theo nguồn cung cấp (mỗi nhà cung cấp là một nhóm duy nhất) thì thông tin này không cần thiết

Thao tác chức năng

Chức năng

Ý nghĩa

Thêm

bổ sung nhóm hàng mới. Nhóm mới sẽ được bổ sung vào hệ thống thành cấp con của vị trí được chọn trong danh mục nhóm hàng. Cần điền đầy đủ thông tin trước khi bổ sung

Lưu

Hiệu chỉnh thông tin về nhóm hàng. Trong trường hợp này, phần mềm không thay đổi mã nhóm hàng

Xóa

Khi xóa nhóm hàng, tất cả hàng hóa trong nhóm sẽ bị xóa. Chỉ xóa được nhóm không có các nhóm con bên trong

Chuyển nhóm

Sử dụng nguyên tắc “kéo và thả”: giữ chuột vào tên nhóm cần chuyển trong cây thông tin nhóm và kéo nó tới thả vào vị trí cần thiết

Chuyển

Chuyển các hàng hóa đã chọn trong bmSalex Clipboard sang nhóm đang chọn

 

Hàng hóa:

  • Thông tin tối thiểu cần có cho 1 mặt hàng là "Mã", "Tên gọi" và "Đơn vị tính"
  • Trước khi sử dụng nên xây dựng trước qui tắc thiết lập mã hàng, nên tạo ra mã hàng ngắn, đủ và gợi nhớ
    • Trong trường hợp sử dụng hệ thống mã tùy chọn của người sử dụng, mã hàng hóa có độ dài tối đa là 20 ký tự (gồm cả ký tự chữ cái và ký tự số) và không được trùng lặp.
    • Nếu sử dụng hệ thống mã vạch chuẩn EAN13, độ dài mã hàng là cố định và phụ thuộc vào mã quốc gia, mã nhà sản xuất và phải là các ký tự số.
      •  Ví dụ: nếu mã quốc gia là Việt nam (893), mã nhà sản xuất là 12345 thì mã hàng sẽ có độ dài cố định là 4 số (=12-8)
  • Chiết khấu nhập, chiết khấu xuất: giá trị % (10% - nhập 10), xác định tỷ lệ chiết khấu mặc định cho mặt hàng khi nhập hoặc xuất. Có thể sửa đổi khi làm chứng từ cụ thể
  • Dự trữ tối thiểu:
    • xác định lượng hàng dự trữ tối thiểu để duy trì hệ thống kinh doanh bình thường, tính theo đơn vị tính của mã hàng.
    • có thể không xác định nếu không cần thiết
    • nếu có giá trị được xác lập ở đây, hệ thống cảnh báo tự động sẽ kiểm tra và thông báo thông tin “Tồn kho …” trên thanh trạng thái bên trái cửa sổ ch của phần mềm.

Thao tác với các phím chức năng

Chức năng

Ý nghĩa

Nhập dữ liệu

Chỉ có thể nhập được hàng khi chọn một nhóm hàng cụ thể và không ở trong chế độ tìm nhanh mã hàng. Mã hàng không được phép trùng lặp. Ngoại trừ cột mã hàng, dữ liệu các cột khác có thể sao chép và dán được (copy & paste – Ctrl+C & Ctrl+V). Dữ liệu đơn vị tính, nơi sản xuất có thể chọn trong danh mục dữ liệu đã khai báo trước trong dữ liệu hệ thống.

Trong trường hợp dữ liệu đã có sẵn trong bảng tính Excel hoặc Access, có thể sử dụng chức năng cập nhật dữ liệu từ Excel hoặc tệp văn bản thông qua bmSalex Clipboard, rồi dán danh mục đó vào nhóm hàng đã chọn

Lưu ý rằng, mã hàng hóa sử dụng là duy nhất, không nên thay đổi tùy tiện. Các mã hàng có thể điều chỉnh qua công cụ thay thế mã hàng; các mã không sử dụng nữa có thể chuyển vào nhóm lưu trữ và chỉ xóa sau khi khóa sổ cuối năm, chuyển sang năm kinh doanh mới (dữ liệu kinh doanh được phần mềm quản lý theo năm)

Lưu danh mục hàng

Lưu danh mục hàng hóa vào cơ sở dữ liệu hệ thống.

Khi lưu, các mã hàng mới được cập nhật tự động vào các bảng giá bán hàng hiện có với giá bằng 0

Nếu khi lưu, có mã trùng lặp, phần mềm sẽ báo lỗi

Xóa mã hàng

Xóa mã hàng trong danh mục hàng hóa và trong tất cả các chứng từ nhập - xuất - xuất nội bộ

Sao chép lại dòng hàng

Sao chép lại dòng hàng thành dòng mới

Có thể sao chép tất cả các thông tin ngoại trừ mã hàng (do mã hàng không được trùng lặp) . Chức năng này có thể sử dụng trong trường hợp những mặt hàng giống tên, khác qui cách. Khi đó, sau khi copy lại chỉ cần nhập mã cho dòng mới được tạo ra.

Thay thế mã hàng

Thay thế một mã hàng đã có thành mã khác. Khi thay thế, phần mềm sẽ kiểm tra mã hàng mới, nếu đã có trong hệ thống thì không thay được

Nếu thay được, mã này sẽ được thay thế sang mã mới trong tất cả các chứng từ đã có phát sinh với nó

In danh mục

 In danh mục hàng hóa trong nhóm theo định dạng tùy chọn của người sử dụng

Bật tắt chế độ tìm nhanh

Bật chế độ tìm nhanh dữ liệu theo ký tự hoặc tắt - chuyển sang chế độ nhập dữ liệu

Tìm hàng hóa

Bật công cụ tìm hàng hóa trong hệ thống

Nhập giá trị chiết khấu mặc định

Cập nhật giá trị chiết khấu mặc định cho các mã hàng trong nhóm

Nhập mã vạch sẵn có

Sử dụng chức năng này khi hệ thống sử dụng mã hàng (mã vạch) sẵn có của nhà cung cấp làm mã hàng trong hệ thống của mình

Trong trường hợp này, hệ thống bật lên ô nhập dữ liệu. Cần sử dụng thiết bị đọc mã vạch để đọc mã hàng vào đây. Mã vạch sẽ chuyển sang ký tự mã hàng và cập nhật vào cột mã hàng trong nhóm chọn trước.

Dùng chức năng này chỉ cập nhật được mã hàng, các thông tin khác (tên hàng hóa, đơn vị tính) phải nhập bằng tay vào mã hàng tương ứng

Chọn ảnh mẫu hàng hóa

Chọn hình ảnh mẫu hàng hóa cho từng mã hàng cụ thể. Để xem mẫu hàng, cần bật mẫu qua menu của mục nhóm hàng. Ảnh mẫu có thể là ảnh kỹ thuật số. Trên cửa sổ xem mẫu, nếu ảnh mẫu có kích thước lớn nó sẽ được thu nhỏ lại. Nhấn chuột vào ảnh mẫu để mở nó ra xem theo kích thước gốc thông qua công cụ xem ảnh mặc định của Windows

Phát sinh mã hàng

Hỗ trợ phát sinh nhiều mã hàng trong cùng một nhóm theo qui tắc ghép mã nhóm với số thứ tự của mã hàng trong nhóm. Để làm điều này cần:

  • Chọn nhóm hàng cụ thể, di chuyển xuống dòng cuối cùng của danh mục hàng. Di chuyển thêm một số dòng nhất định để tạo ra dòng trống
  • Xác định độ dài của mã (số lượng ký tự bao gồm cả mã nhóm) và số lượng cần phát sinh
  • Phát sinh mã: phần mềm sẽ tìm các dòng có mã hàng trống để phát sinh thêm mã mới không phụ thuộc vào các dòng đó có tên hàng hay chưa
< Lùi   Tiếp theo >

Login Form