Khóa sổ cuối năm được thực hiện về mặt lý thuyết vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Khóa sổ cuối năm sẽ chuyển dữ liệu cuối năm sang đầu năm mới:

• Dữ liệu hệ thống: Toàn bộ danh mục dữ liệu hệ thống sẽ được chuyển sang năm sau
• Tồn kho: Tất cả các mặt hàng còn tồn kho đến thời điểm khóa sổ sẽ được chuyển sang đầu năm mới dưới dạng các phiếu nhập kho vào ngày 01 tháng 01 của năm sau. Số lượng phiếu tương ứng với số lượng nhà cung cấp còn hàng tồn trong kho của người dùng (có nghĩa là, tất cả các mặt hàng còn tồn của một nhà cung cấp sẽ được dồn chung vào một phiếu với giá nhập tương ứng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước). Như vậy, giá trị hàng tồn được phát sinh như giá trị nợ phải trả trong tháng 1 cho nhà cung cấp hàng.
• Công nợ: Các khoản nợ trên cơ sở thanh toán qua các chứng từ Nhập - Xuất - Thu - Chi sẽ được tính toán để chuyển sang công nợ đầu kỳ tương ứng với từng khách hàng hoặc nhà cung cấp hàng

<!--[endif]-->

Hình thức khóa sổ:

• Tạo mới: khi khóa sổ theo hình thức này, căn cứ vào dữ liệu hiện sử dụng, hệ thống sẽ tạo ra tệp cơ sở dữ liệu cho năm sau. Ví dụ đang dùng dữ liệu 2005 (bmSale05.mdb), sẽ tạo ra dữ liệu cho 2006 (bmSale06.mdb). Toàn bộ các dữ liệu hệ thống, tồn kho, công nợ đến thời điểm khóa sổ của 2005 sẽ được chuyển sang 2006.
• Cập nhật: hình thức này sử dụng trong trường hợp khi dữ liệu đang được sử dụng, người sử dụng cần điều chỉnh một số chứng từ hoặc dữ liệu trong năm cũ trước đó. Nó sẽ giúp cập nhật lại số liệu đầu kỳ của năm sau theo những điều chỉnh phát sinh thêm trong năm trước. Việc chọn cơ sở dữ liệu (năm) làm việc hiện tại được thực hiện thông qua chức năng “Tùy chọn hệ thống”

Lưu ý: sau khi khóa sổ, sang dữ liệu năm mới, có thể điều chỉnh các thông tin hệ thống và hàng hóa, loại bỏ những thứ không dùng đến trước khi cập nhật dữ liệu phát sinh

Chức năng này chỉ cần thiết cho phiên bản sử dụng dữ liệu MS Access